Viver na era da informação é como estar em um restaurante de buffet livre de dados: você sabe que não deveria encher o prato novamente, mas quem consegue resistir a mais uma porção de fatos inúteis às duas da manhã?

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Era da Informação

Uma bíblia por semana! Essa é a conclusão de um estudo feito pela Universidade de Berkeley, em relação a quantidade de informações que consumimos. São mais de 100 mil palavras, o equivalente a 174 jornais impressos inteiros, por dia! E você não se sente sobrecarregado? Aham…

Parece que estamos tentando beber água diretamente de uma cachoeira!
Esse é o sentimento que temos ao tentar absorver as notícias, posts em mídias sociais, e-mails, e artigos que inundam nossas telas diariamente.

E como saber o que é valioso, no meio de todo esse ruído constante? E como fazer uma gestão do conhecimento pessoal efetiva, na qual podemos ter acesso ao que é relevante para nós?

Sabe quando você entra numa empresa, e ninguém te ensina a trabalhar? Ensinam um pouco do sistema interno, uma ou outra coisa que deve ser feita, e como bater o ponto digital, e ponto.
No mais, é você ali, trabalhando mesmo e se virando. Ninguém te ensina a gerir emails, a fazer relatório de reunião efetivo, a se organizar, a usar o excel, a como se portar diante de um cliente, e por aí vai. Na vida adulta, quando você entra, ninguém te ensina a ser adulto também. CADÊ O ENSINO pro povo?

A Sapio está aqui para quebrar isso… bora aprender a gerir o caos de informações?

Segundo Cérebro

Já ficou fuçando no celular procurando aquele vídeo motivacional que te deixou pronto pra conquistar o mundo, mas quando mais precisou, ele tinha sumido no mar de conteúdo? Ou naquela reunião, quando um artigo genial que você leu virou lenda urbana porque simplesmente evaporou da sua cabeça? É, a saga do "eu sei que vi em algum lugar" é mais comum do que a gente gostaria.

E como resolver?

O conceito de "Segundo Cérebro" foi popularizado por Tiago Forte, especialista em produtividade e gestão de conhecimento. Esse conceito refere-se à criação de um sistema externo para armazenar, organizar e gerenciar informações e conhecimentos, permitindo que as pessoas liberem espaço mental para focar em tarefas criativas e de alto valor.

Para o português simplista, é um lugar fora da nossa cabeça para guardar tudo que precisamos lembrar.

Preciso te dizer o quão vantajoso é ter isso? Melhora a organização, aumenta produtividade, economiza tempo… Ah, você é Sapio e já entendeu!

Teoria

Se o Segundo Cérebro é um sistema externo, dois métodos são extremamente importantes para ele ser criado e funcionar. O método CODE e o método PARA.

CODE - Capturar, Organizar, Destilar e Expressar

• Capturar - Ato de registrar ideias, informações e inspirações conforme surgem, sem julgamento ou hesitação, por puro interesse;

• Organização - Classificá-las de maneira que façam sentido, tornando-as acessíveis e úteis (Aqui entra o método PARA);

• Destilar - Revisar e condensar as informações em essências valiosas, filtrando o excesso para reter apenas o que é mais significativo;

• Expressar - transformar essas essências em ação, aplicando-as de maneira criativa em nossos projetos e comunicações.

PARA - Projetos, Áreas, Recursos e Arquivos

• Projetos - tarefas ou objetivos com um fim definido;

• Área - componentes contínuos de nossa vida e trabalho que precisam de atenção constante;

• Recursos - coleções de informações temáticas que apoiam nossos projetos e áreas;

• Arquivo - guardar tudo aquilo que não é mais imediatamente relevante, mas ainda vale a pena manter por perto.

Para os mais visuais, é isso aqui abaixo:

Juntos, eles criam um ecossistema onde informações fluem, são processadas e, finalmente, aplicadas, transformando o potencial caótico da era da informação em uma sinfonia orquestrada de conhecimento aplicado. Com eles, é possível criar o Segundo Cérebro de forma efetiva, e ter a disposição uma memória organizada de coisas feitas, a fazer, checadas, arquivadas, ou até mesmo só interessantes.

Sabemos que ainda é difícil visualizar isso na prática, mas tenha paciência jovem gafanhoto, que até o fim da newsletter, você vai enxergar.

Exemplo

Imaginemos uma situação cotidiana enfrentada por muitos profissionais: a gestão de um projeto de trabalho que envolve várias tarefas, informações, e-mails e reuniões. Vamos aplicar os métodos CODE e PARA para organizar e lidar com essa situação.

Utilizando o Método CODE:

Capturar: Durante uma reunião, você recebe várias informações importantes, tarefas a serem realizadas e prazos. Em vez de tentar lembrar de tudo, você captura imediatamente esses dados no seu dispositivo preferido, seja anotando em um aplicativo de notas, gravando um áudio ou enviando um e-mail para si mesmo.

Organizar: Após a reunião, você organiza essas informações. Tarefas são adicionadas com prazos específicos. Informações importantes são salvas em uma pasta digital dedicada a esse projeto. E-mails relevantes são marcados e movidos para uma pasta específica desse projeto. Aqui aplica-se o Método PARA.

Destilar: Semanalmente, você revisa as informações capturadas sobre o projeto. Durante essa revisão, você identifica quais tarefas são prioritárias, quais informações são cruciais para a próxima etapa do projeto e destila as ações necessárias.

Expressar: Com base na destilação, você inicia a execução das tarefas, prepara relatórios sobre o progresso do projeto e comunica eficazmente com sua equipe as próximas etapas, utilizando as informações organizadas e refinadas.

Conseguiu enxergar um pouco mais através do exemplo?

Prática

Você precisa criar um sistema, e pode ser mais simples do que você imagina.

Através de ferramentas de Notas, você já consegue criar pastas, e começar. Por exemplo, utilize o aplicativo de Notas do seu celular, e crie 5 pastas:

• Caixa de Entrada

• Projetos

• Áreas

• Recursos

• Arquivo

E a partir daí, tudo que você ver de interessante, abra uma nova nota, coloque o link, ou copie e cole o conteúdo, e deixe lá na caixa de entrada.
De tempos em tempos (talvez uma vez por semana), você vai na caixa de entrada, e começa a organizar essas notas, dentro de projetos, ou áreas, ou recursos.
Dentro das pastas de projetos, áreas e recursos, você cria subpastas com os projetos específicos que você está trabalhando, ou as áreas que você quer manter como segundo cérebro, e coloca essa nova nota classificada dentro delas.

Ficaria mais ou menos assim:

Nesse formato, você já consegue começar a usar o segundo cérebro, e praticar para melhorar sua vida. Para facilitar ainda mais, segue aqui um tutorial completo de como criar isso no Notas (está em inglês, se você precisar, ative a legenda do youtube).

Além do Notas, pode ser usado o Evernote, Google Drive com Docs, o Trello, e por aí vai.

Avançado

Para você que quer um sistema mais completo, robusto, de fácil captura, sugerimos o aplicativo Notion. É grátis, e muitas pessoas criaram vários templates de Segundo Cérebro para serem utilizados (os templates são pagos).

O que nós aqui usamos, e recomendamos, é esse aqui abaixo:

Produtivo.org - Assista os videos nessa pagina, e veja por si mesmo. A facilidade de captura de coisas, tanto no computador quanto pelo celular, é absurda. O Notion tem plugin no Google Chrome e no Celular, entao nem copiar e colar o link você precisa fazer, para capturar site, blog, video, reels, ou qualquer outra coisa.

Além disso, as indicações de sempre:

Livro que pode ajudar: Criando um Segundo Cérebro: Um método comprovado para organizar sua vida digital e desbloquear seu potencial criativo - Tiago Forte - Este livro mostra como criar um “Segundo Cérebro”, um sistema para organizar digitalmente seus mais valiosos trabalhos, notas e ideias.

Aplicativo/Tecnologia que pode ajudar: Os que citamos no meio da edição de hoje - Notion, Evernote, Google Drive, Trello ou Produtivo.org.

Aplicativo/Tecnologia que pode ajudar para sua empresa: Maya Knows - SaaS de Segundo Cérebro para empresas, também chamado de gestor de conhecimento.

Conclusão

Não controlamos as informações que chegam até nós atualmente, mas podemos tirar o 1% de valor das que chegam, extrair desse fluxo, e colocar num lugar que é só nosso, que só nós temos acesso, para consultarmos depois.

Com isso, mudamos nosso cérebro de um consumo passivo (consumimos o que chega até nós), para um consumo ativo (nós vamos atrás do que queremos consumir).

Com o consumo passivo, gastamos menos energia, mas operamos na esperança de que alguém vai trazer a informação que precisamos.

Já com o ativo, pesquisamos coisas que vão fazer nossa obra (trabalho, projeto) ainda melhor. Aumentamos nosso padrão (régua) automaticamente, e saímos do ordinário (ó senhor me leva!!!).

Mas não pense que o segundo cérebro é assim lindo, simétrico e organizado sempre, pois depende do quanto você quer isso, e de suas ações, ok? Sem clareza do que se quer, e sem ações constantes, ele é só mais uma confusão.

E aí? Essa edição trouxe um insight inteligente para você? Se sim, copie este link (é o link de inscrição da Sapio) e divida com seus amigos, para cada vez mais chegarmos em pessoas que querem evoluir.

Até a próxima edição da Sapio, lembre-se: o conhecimento é infinito, e agora, seu cérebro também pode ser.