Não confunda movimento com progresso. Um cavalo de carrossel gira muito mas nunca avança! (eita, logo cedo Sapio?)

Produtividade

Produtividade vai além da concepção simplista de riscar tarefas em uma lista ou otimizar cada segundo para máxima eficiência. É a habilidade de direcionar nossa energia e tempo para as atividades que verdadeiramente importam, aquelas que nos aproximam dos nossos objetivos de vida.

Para realizar mais e até viver melhor, é importante compreender essa essência.

Então a primeira mudança sugerida é: para de pensar em medir produtividade pela quantidade de trabalho realizado, e comece a avaliar sobre a qualidade e o valor que produzimos. Com isso, trocamos eficiência por eficácia nesse primeiro momento (apesar de que precisamos dos dois mais pra frente, ok?).

• Eficiência - medida de quão bem os recursos são utilizados para alcançar um resultado. Foco é em "Como” as coisas serão feitas.

• Eficácia - atingir um resultado independente do recurso utilizado. Foco é em “O que” será feito.

Produtividade é ser intencional! Com nosso tempo e esforço em prol de um objetivo importante, para nós.

Dificuldades no caminho

Quem nunca procrastinou, se distraiu, ou resolveu ser multitarefa?

Quem já ficou frustrado por não conseguir ser uma “máquina”?

Quem já procrastinou pois tinha medo do fracasso da tarefa, ou aversão a fazer ela pois é desagradável ou desafiadora? E quem já sentiu culpa, remorso e/ou stress por isso?

Sim, nós também! Todas essas acima, juntas, ao mesmo tempo, com um pouco de taquicardia junto.

E quem achou que multitarefa era uma forma de produtividade?

Aqui entramos num novo nível de clareza: Multitarefa é ruim para a produtividade! “Ah não Sapio, me sinto bem em terminar meu dia dizendo que eu fiz um MONTE de coisas, não vem com essa!".

Sabe por que é ruim? Pois ao realizar multitarefa, temos uma “sobrecarga cognitiva”, ou seja, a quantidade de informações processadas pelo cérebro excede sua capacidade de lidar eficientemente com elas (da bug na cabeça, tá ligado? 🤣 ). Além disso, o constante alternar entre tarefas impede o estado de fluxo (famoso Flow - e não estamos falando do podcast), um estado de imersão total em uma atividade, que é essencial para a realização de trabalho de alta qualidade.

Estudos (como o de Earl Miller - Neurocientista do MIT) mostram que perdemos 28% em média da nossa eficiência ao fazer multitasking no dia. (28% é MUITA coisa, se falarmos de 1 ano trabalhado (365 dias), perderíamos 102 dias aproximadamente).

Princípios produtivos

Importante salientar que produtividade está aliada diretamente a disciplina. E como estamos montando uma base de conhecimento para tirar você, leitor, do ordinário e ir ao extraordinário, já escrevemos uma edição sobre esse tópico. Se te interessar, é só clicar aqui e ler.

Segundo, é de fato saber o que se quer (também temos conteúdo sobre isso, é só clicar aqui e ler). É importante saber que, sem objetivos claros e definidos, não há como ser produtivo.

Terceiro, é definir um framework (palavra chique para dizer Estrutura) de produtividade que funciona para você. Temos vários exemplos atualmente, como:

• Getting Things Done (GTD) - David Allen: Este método se concentra em liberar a mente do estresse de lembrar tarefas, incentivando a captura de todas as tarefas em um sistema confiável fora da mente. O GTD divide o fluxo de trabalho em cinco etapas: capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar.

• A Matriz de Eisenhower: Também conhecida como Caixa de Eisenhower, este framework ajuda a priorizar tarefas com base em sua urgência e importância, dividindo-as em quatro categorias: Importante/Urgente, Importante/Não Urgente, Não Importante/Urgente, e Não Importante/Não Urgente.

• Método Kanban: Originário do sistema Toyota de produção, o Kanban usa cartões (físicos ou digitais) para visualizar o fluxo de trabalho, permitindo uma gestão mais eficaz das tarefas e projetos.

• OKRs (Objectives and Key Results): Um framework para definir e acompanhar objetivos e seus resultados-chave. Popularizado por empresas como Google e Intel, os OKRs são usados para alinhar objetivos individuais e de equipe com a missão geral da empresa.

São vários, certo? E ainda há outros mais.

Mas, não pense que você precisa estudar todos eles. Nós vamos te sugerir um, que deve servir bem como começo. A partir daí, você define o que encaixa ou não para você, ok?

Estrutura … ?

Não achamos o nome da estrutura que vamos sugerir, pois ela é um pouco de tudo que temos hoje na literatura. Pode ser Frankestein então? Híbrida? Bolo doido?

Enfim, não importa. O que importa é aprender e praticar o que sugerimos abaixo. Bora lá?

Essa estrutura é baseada em alguns passos (primeiro leia tudo, sem ansiedade de escrever algo ou começar agora ok?):

• Setar objetivos - Objetivos bem definidos fornecem direção e propósito. Empregue o método SMART (Específicos, Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes e Temporais) para assegurar que cada objetivo seja claro e realizável dentro de um prazo específico.

• Criar blocos de tempo - Organizar sua agenda em blocos de tempo dedicados a tarefas específicas, minimizando as distrações e maximizando o foco.

• Planejar seu dia - Dedique alguns minutos pela manhã para revisar seus objetivos e tarefas para o dia, ajustando seus blocos de tempo conforme necessário. Traz visão geral do que esperar para o dia e coloca o estado mental correto de produtividade. Se você escolher uma só coisa e fizer ela pela manhã, seu dia será um sucesso mesmo se você não fez nada além disso. E isso é progresso!

• Começar - Aqui é o básico. Planejou que às 10hrs iria ler 10 páginas de um livro, comece. Mesmo quando tudo levar para o outro lado, comece. Aqui vale a pena lembrar que, quanto menor o objetivo inicial, mais fácil é começar, portanto subtarefas de grandes objetivos são altamente recomendadas.

• Sentir-se bem fazendo - Associar o trabalho a algo positivo. Colocar uma música inspiradora, organizar um ambiente de trabalho ou até uma recompensa após a conclusão da tarefa podem trazer esse sentimento.

• Recuperar sua energia - Tempo é finito, mas energia é recarregável. Produtividade requer equilíbrio. Intervalos regulares para descanso e recuperação são cruciais, como pausas, caminhadas, hobbies, e por aí vai.

• Refletir - Avalie o que foi realizado, o que funcionou bem e o que pode ser melhorado. Como me sinto com isso? O que posso fazer para chegar mais próximo do que seria o meu ideal? Pensar também é produtivo!

Simples né?

Nós infelizmente não podemos fazer por você, mas entregamos todo o caminho do que precisa ser feito. Agora, é sua responsabilidade seguir ou não (e lidar com as consequências disso! "frase deve ser lida em tom ameaçador de coach de youtube” 😂😂😂😂).

Prática imediata!

Para começar agora mesmo? Claro, segue hacks!

1. Técnica Pomodoro: Divida seu trabalho em períodos de 25 minutos, seguidos por pausas de 5 minutos.

2. Ferramentas de Gestão de Tarefas: Aplicativos como Trello ou Notion podem organizar suas tarefas e projetos de forma visual, facilitando o acompanhamento do progresso e prioridades.

3. Desativar Notificações: Desative notificações desnecessárias em seu computador e smartphone para manter o foco nas tarefas.

4. Ambiente de Trabalho Organizado: Um espaço de trabalho limpo e organizado pode significar aumento da sua capacidade de concentração e eficiência.

5. Técnica do Dois Minutos: Se uma tarefa pode ser concluída em dois minutos ou menos, faça-a imediatamente. Isso evita o acúmulo de pequenas tarefas pendentes.

Aqui já matamos as desculpas, pois todas elas podem ser iniciadas agora mesmo.

Desafio da Semana

Que tal organizar sua estação de trabalho, de forma com que você se sinta mais produtivo, e postar um stories no Instagram com orgulho?

Topa? Se sim, posta e marca @sapioweekly, por gentileza!

Livro que pode ajudar: A arte de fazer acontecer: Guia prático: 10 etapas para a produtividade sem estresse - David Allen

Curso que pode ajudar: Ultra Produtividade - Fawez Tarbine

Conclusão

Produtividade é habilidade pré-requisito para o mundo atual, e mesmo que você não consiga colocar isso no currículo, seus resultados serão tão bons que eles serão seu cartão de visitas para boas oportunidades e valorizações, sempre!

E se você tiver dificuldade em ser produtivo, divida essa dificuldade com alguém produtivo próximo. Às vezes, 10 minutos de conversa e dicas destravam meses de produtividade intensa.

Que esse conhecimento acima transforme sua abordagem ao tempo, ao trabalho e a vida, para cada vez mais se aproximar daquilo que se busca.

Até a próxima Sapio, e lembre-se: em cada tarefa, uma chance de brilhar!

Ps. Agora que você leu, se te trouxe algum insight, se fez seu dia melhor, e se valeu a pena, queremos te pedir dois favores: nos mande um feedback (só responder esse email) e compartilhe com seus amigos, familiares e colegas de trabalho, por gentileza. Para facilitar, é só mandar esse link aqui.

Obrigado desde já!